Assistant(e) de direction H/F (1) (1) (1)

LTd compte 9 agences spécialisées en recrutement et en travail temporaire organisées par pôle d'expertise en Ingénierie, Tertiaire Haut de Gamme - Fonctions Supports sur la France entière et à l’International. Ltd assure Qualité et Performance, fondé sur une procédure de recrutement rigoureuse et adaptée aux exigences du marché.

LTD, cabinet de recrutement et agence de travail temporaire, recherche pour le compte de son client un(e) assistant(e) de direction H/F, basé(e) à Neuilly-sur-Seine.

Rattaché(e) au directeur, vos principales missions seront découpées selon les axes suivants :

SECRETARIAT :
- Accueil téléphonique : filtrage et traitement des appels téléphoniques
- Accueil physique : de visiteurs externes, clients, fournisseurs, courrier.
- Rédaction courriers : Correction, aide à la rédaction de courriers « chantier », courriers
administratifs.
- Relecture/correction et mise en forme de documents
- Commandes diverses : fournitures, cartes de visite, café…
- Commandes et gestion des stocks EPI
- Portail Entreprise (sharepoint) : mise à jour des informations, dossiers et documents
- Traitement du courrier : collecte, ouverture, diffusion, envoi (postal)
- Prise de connaissance des mails (boite contact ou personnelle): dispatching et/ou traitement
- Gestion des déplacements des collaborateurs (rare): réservation train, hôtel.
- Archivage

GESTION DU PERSONNEL ET RELATIONS SOCIALES :
Salariés setec elite :
- Gestion des dossiers du personnel, des intérimaires et prestataires extérieurs.
- Médecine du travail : organisation des visites médicales d’embauche et suivi, aptitudes
- Suivi RTT / Congés : fichier de synthèse avec les EVP via outil partagé sur internet
- Contrôle des fiches d’activités (excel par salarié) : vérification des jours posés, etc
- Gestion des Avis à Tiers Détenteurs (saisie salaire, …)
- Traitement des variables de paie et communication à la RAF : fichier excel préparation paie à tenir à jour.
- Accueil des nouveaux arrivants : EPI, explication outils et portail (sharepoint), organisation, accueil RH
- En lien permanent avec les collaborateurs : renseignements divers, relationnel, filtre avec la Direction
- Communication interne avec le personnel : notes internes…

Salariés intérimaires et prestataires :
- Relations Agences d’interim : partie contrat de prestation
- Création et Contrôle des fiches d’activités
- Gestion des contrats interim.
- Validation des relevés d’heures des intérimaires.

GESTION COMMERCIALE / AFFAIRES :
- Mise à jour des CV des collaborateurs : metire à jour pour chaque nouvelle mission le CV de chaque collaborateur
- Relances de règlement
- Références : mise à jour et édition de nos références (à chaque affaire) Dossiers affaires
- Suivi des dossiers affaires, des temps activités ensuite par Assistante
- Mise à disposition des informations sur le portail sharepoint
- Réponse à Appels d’offres (mise en forme) : très ponctuel suite au marché OPIC actuel, réponse sur sollicitation et intérêt.
- Impression et classement des factures mensuelles.
- Dossier litiges
- EDIFLEX (CHORUS) : déposer les documents des marchés publics, les factures

GESTION SOCIETE :
Gestion courante :
- Tenue à jour de ces documents sur les sites dédiés (attestation légale etc…), provigis.
- Gestion parc véhicule / Location de véhicules : mise en place et suivi des locations.
- Validation des factures fournisseurs => via ESKER, logiciel groupe (indiquer numéro d’affaire, vérifier, valider)
- Sites de collecte de nos documents administratifs

Déclarations annuelles et abonnements :
- Formation : déclaration annuelle du Bilan Pédagogique et Financier
- Convention collective : abonnement
- Médecine du travail : Déclaration annuelle

Pour ce poste, nous recherchons le profil suivant :

- Bac+2 en Gestion administrative et commerciale, type BTS Assistant de gestion PME/PMI

- première expérience professionnelle sur des fonctions similaires

- qualitées demandées : rigeur, efficacité, autonomie, organisation, savoir prioriser, adaptabilité

- maîtrise avancé des outils informatiques et bureautiques : OS365 et Pack Office